The AGM is outdated – can the conversation be moved online?

Yesterday on the 5th of January, the Dutch IR Awards took place in Amsterdam. Apart from the awards ceremony, there were panel debates on different topics. One of the topics was whether the AGM (annual general meeting) was outdated or not.  As the entire event was simultaneously translated, me and some twenty other people were able to follow the discussion although it was in Dutch.

The AGM isn’t normally a subject that is of my interest, but this discussion caught my attention as soon as I heard the word ‘corporate website’ being mentioned.

 “Companies should have a conversation with their shareholders all year round – not only on the AGM”

was the view of the panel member who was in favour of changing the AGM. His suggestion was that the corporate website would be a perfect tool for this. I couldn’t agree more!

The general opinion among the audience – mainly IROs from Dutch listed companies such as AkzoNobel, DSM, Philips, SNS Reaal, TNT and many more – was however not that enthusiastic. They did agree that the AGM needed to be a bit different from today, but not all were ready to have the conversation with the shareholders and other stakeholders online. And to be honest, I don’t think it was only the online part that scared them off.

The awards ceremony took place during dinner, which of course was sponsored by consultants including ourselves with our sister companies within King Worldwide.

.

Sju frågor om hållbarhetsredovisning som VD och styrelse borde ställa sig

Ernst & Young har nyligen publicerat en rapport om hållbarhetsredovisningar som ger interna argument och svar på varför företag bör överväga att vara mer transparenta om sitt hållbarhetsarbete.

1. Vem hållbarhetsrapporterar?

Mer än 3 000 företag globalt, och mer än två tredjedelar av Fortune Global 500.

2. Varför rapportera om hållbarhetsarbete om det är frivilligt?

Alltfler externa intressenter, som tex institutionella investerare förväntar sig det. Genom att rapportera kan företag identifiera förbättringsåtgärder, stärka compliance-kultur och stärka sitt varumärke och renommé.

3. Vad ska en hållbarhetsredovisning innehålla?

Enligt E&Y ska rapporten innehålla nyckeltal som är relevanta med hänsyn till branschen och verksamheten. Fyra principer för att avgöra vad som skall inkluderas enligt Global Reporting Initiative (GRI) är; väsentlighet (materiality), intressenthänsyn (stakeholder inclusiveness), hållbarhetssammanhang (sustainability context) och fullständighet (completeness).

4. Vilken styrning, system och processer krävs för att rapportera om hållbarhet?

Styrning kräver förankring hos och mandat från högsta ledningen samt tydlig rapporteringsstruktur. Det behövs även system och processer som hjälper företagen att samla in, lagra och analysera hållbarhetsinformation.

5. Måste hållbarhetsredovisningar bestyrkas av tredje part?

Inte för närvarande, men de utsätts för allt tuffare granskningar enligt E&Y. Om trenden fortsätter spås förväntningarna hos läsarna och användarna av hållbarhetsinformationen om trovärdig tredjepartsgranskning öka.

6. Vilka är utmaningarna och riskerna med att rapportera?

Det finns flera utmaningar med hållbarhetsrapportering – tex kvalitet i data, hitta rätt balans mellan positiv och negativ information, att ständigt visa förbättrade resultat och att lyckas göra rapporten läsvänlig och koncis.

7. Hur kan företag få mesta möjliga värde av att hållbarhetsrapportera?

Hållbarhetsredovisningen borde vara obligatorisk läsning för samtliga medarbetare, och kan vara ett värdefullt verktyg när man kommunicerar med externa målgrupper. Genom att formulera målsättningar i form av nyckeltal ökar trycket på företaget att leva upp till utfästa mål och rapporteringen blir ett verktyg för uppföljning.

Och för att skapa bra kommunikation…

Ernst & Young har helt rimliga frågor och svar – men som kommunikatör skulle jag helt klart vilja lägga till några punkter. Och då är det resonmangen som föds ut den där viktiga frågan som man alltid bör ställa sig när företaget är avsändare och som man absolut bör ställa sig inför en hållbarhetsredovisning för att säkra att det också blir en viktig del av företagets värdeskapande kommunikation;

Vem är målgruppen och hur når jag fram?

Vem som ska läsa och ta till sig innehållet i redovisningen kommer att påverka hur den bäst utformas. Den där omfattande och detaljerade bibeln som innehåller precis all information läses kanske framför allt av en initierad och expertorienterad grupp, tex SRI eller ESG-analytiker och ansvarsfulla investerare, eller kanske en intresseorganisation.

För att nå fram till medarbetare, kund, kundens kund eller media måste innehållet utformas på ett mycket tydligare och tillgängligare sätt, där det som är verkligt viktigt står ut och där företaget tvingas prioritera bland information och budskap.

Hur kan ett koncentrat av det allra viktigaste paketeras i digital kommunikation, informationsbroschyrer eller andra format eller forum för att möta mottagaren på dennes villkor?

How do you measure corporate communications?

Last week Hallvarssoon & Halvarsson hosted a round table meeting with web managers and communications managers of large European companies. One of the topics was ROI on online corporate communications – how to measure your investment and your success.

Is there a difference between measuring ‘traditional’ communications and online comms?

We all know that you can measure almost everything online. But the difficulty is to understand what is relevant to measure. Sometimes we tend to make things more complicated just because they are online. But in my opinion, it is just as difficult to measure success of corporate communications in general as it is to measure it online.

Communication strategy – on and offline – to be related to the business goals

I don’t believe that there is a standard set of KPIs or measurements that can be used for all companies. To measure your success you need to know what success is for you and your company. And as both your communication strategy and online communication strategy (do you have one?) should be based on your business strategy and your business goals, it should be related to this.

Four steps to be able to start measuring success

To identify what it is that your company should measure, you should start with these four steps:

1. Know what you want to achieve
2. Have a baseline – you need to know where you start
3. Measure the change – so that you know if you’re making progress
4. Set a value to your measurements

 Corporate communications is often about the corporate brand, perception and reputation. One tool to measure the perception online is the search engine results page (SERP) for chosen keywords that you want your company to be associated with. But again, the most important is to know what it is you want to achieve before you start measuring. After that you can compare that value with you investment.

Hopefully you can find some more inspiration of how to measure your success in the full presentation from the event:

Helena

Integrerad kommunikation – en företagsbloggs födelse

Välkommen till bloggen Integrerad kommunikation. Vi som skriver på den här bloggen har två saker gemensamt – vi jobbar alla på Hallvarsson & Halvarsson och vi brinner för kommunikation. Bloggen kommer att ta upp alla olika aspekter av kommunikation – från webkommunikation till intern kommunikation, från marknadskommunikation till investerarkommunikation. Bloggarna är allt från gränssnittsutvecklare till public affairs-rådgivare och det kommer att finnas en mix av både vana bloggare och bloggnoviser.

Vi hoppas att denna blogg ska intressera alla som på något sätt jobbar med PR, investerarrelationer, webbutveckling, sociala medier, kommunikation och/eller marknadsföring. Kommentera gärna, både om du håller med oss eller om du inte gör det, det mest intressanta med bloggen är ju den möjliga debatten och diskussionen som kan uppstå!

/Sara Hernandez