Sociala intranät med Fastighetsbyrån

För ett par veckor sedan var vi på frukostseminarium hos Nansen, med temat ”Sociala intranät och responsive design i praktiken”. Två aktuella ämnen som många i branschen pratar om just nu. Hos oss är responsive design högt upp på agendan, och Andreas Carlsson från Nansen delade med sig av många bra insikter om det. Seminariet filmades och finns att se här.

Morgonen började med att vi fick en inblick i Fastighetsbyråns sociala intranät, med det fyndiga namnet Byrålådan. Katja Norström, informationschef, och Martin Persson, teknisk projektledare, delade med sig av hur de tagit fram intranätet och hur det i dag fungerar.

Katja hade en tydlig vision innan projektet sattes igång. Intranätet skulle likna ett skrivbord, med allt samlat på ett ställe och personligt anpassat för respektive medarbetare. Det skulle fungera som ett styrinstrument, driva försäljning, innehålla tydliga nyckeltal och vara en plattform för dialog.

Vikten av förstudie
Ska man göra om ett intranät som används av 1 400 medarbetare gäller det att göra en gedigen förstudie och lära känna sin målgrupp. På Fastighetsbyrån får alla nyanställda göra ett personlighetstest. 75 procent av medarbetarna är så kallade ”gula” personer – utåtriktade, positiva säljare som inte alltid är så bra på att ta till sig skriftlig information. Den kunskapen var en viktig del i hur det nya intranätet skulle läggas upp. När förstudien var klar hade de definierat ett antal tydliga syften med det nya intranätet. Bland annat förenkla vardagen med verktyg, snabba på processen att ta till sig information, vara en kulturbärare och höja kunskapen internt.

Det färdiga intranätet
När det väl var dags att sätta igång produktionen var det Nansen som fick uppdraget. Intranätet byggdes i Episerver och det tog fem månader att färdigställa. Här är ett urval av funktionerna i Byrålådan:

• På startsidan finns ett nyhetsflöde där de jobbar mycket med rörligt material för att alla ska ha lätt att ta till sig informationen.
• Nyckeltal visas för att engagera tävlingsmänniskor (något som dessutom startade en diskussion internt om vad som egentligen bör mätas).
• Topplistor bland säljare som bland annat visar kundnöjdhet.
• Individer kan se varandras profiler om man tillhör samma kontor.
• Medarbetare kan göra statusuppdateringar för att visa vad man jobbar med.
• Det finns quiz för att höja kunskapsnivån, och poängen visas på ens egen profil.
• Det finns listor på mest lästa och mest kommenterade.
• Allt går att kommentera (och artikelförfattaren får mail för varje kommentar).
• Det går att ”gilla” artiklar.
• Förstudien visade att vädret var viktigt, så det finns även på startsidan.
• Födelsedagar var en annan sak som efterfrågades.
• Bra sökfunktion för att hitta medarbetare, oavsett vilket kontor (en funktion vars användning drastiskt ökar efter kick-offs).

Resultatet lät inte vänta på sig. Förutom en rejäl ökning av besökare på intranätet vann Byrålådan även pris i Episerver Awards, i kategorin ”Bästa innovation”. Av det vi fick se på presentationen var det välförtjänt och det är alltid roligt att se andra göra bra saker!